Als Ursache für ein Burn out wird ein jahrelanger Teufelskreis aus Überarbeitung und Überforderung angenommen. Während dieser chronischen Stressphase ensteht durch Wechselwirkung auf zwei Ebenen ein Burn out. Die erste Ebene ist gekennzeichnet durch externe Belastungsfaktoren, also lange Arbeitszeiten, ungünstige Arbeitszeiten, die den individuellen Biorhythmus vernachlässigen, Stress/Ärger/Konflikte mit Arbeitskollegen, Familienmitgliedern oder dem Partner, eine starke Hierarchiestruktur am Arbeitsplatz, hoher Leistungs- oder Zeitdruck, Angst um den Arbeitsplatz, wenig positives Feedback usw.

Nicht jeder, der unter solchen externen Belastungsfaktoren arbeitet oder lebt, wird zwangsläufig an Burn Out erkranken.

Hinzu kommen auf zweiter Ebene interne Persönlichkeitsfaktoren, wie beispielsweise Perfektionismus, hoher Ehrgeiz, unrealistische Erwartungen an den Beruf und sich selbst, die Schwierigkeit „nein“ zu sagen, den Hang das eigenen Regenerationsbedürfnis zu ignorieren, Misstrauen gegenüber den Fähigkeiten anderer und Überschätzung der eigenen Leistung.

Treffen die Faktoren beider Ebenen über einen längeren Zeitraum aufeinander, kann sich ein Teufelskreis aus Überarbeitung und Überforderung gepaart mit dem Wunsch alles richtig zu machen ergeben. Man kann sich ein Burn out-Syndrom sehr gut als Endpunkt einer Abwärtsspirale vorstellen. Am Ende steht dann der völlige Zusammenbruch.